Descripción de QuickBooks

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El sistema QuickBooks es un sistema administrativo – contable integral, que le permite tener a su disposición toda la información financiera de la operación en una sola herramienta, es una de las más completas del mercado y a un precio increíble de $250.00, ninguna otra opción en el mercado puede igualar la funcionalidad del sistema a este precio.

Además de ayudarle en la administración del negocio lleva del 80% al 90% de las labores contables de forma automática y transparente para el usuario, mientras se interactúa con los diferentes módulos el sistema realiza los asientos contables requeridos.

El contador se convierte en un asesor y controlador de la contabilidad, quedando para su labor la verificación de las transacciones y los correspondientes ajustes contables, así como el cierre de cada mes.

El sistema lleva de forma integrada las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar, los inventarios, el presupuesto, la generación de cheques, las transferencias y los depósitos a las diferentes cuentas bancarias, las tarjetas de crédito, órdenes de compra y cotizaciones, todo esto integrado a la contabilidad general, de forma absolutamente natural, el usuario interactúa con los proveedores, clientes y el sistema sabe de previo a que cuentas contables debe llevar cada transacción dependiendo de si es una cuenta por pagar o una cuenta por cobrar.

El módulo de inventario y la facturación trabajan de forma integrada con la contabilidad y los otros módulos, permitiendo controlar de una forma muy sencilla las existencias de las mercaderías, así como el adecuado registro contable de los ingresos de las organizaciones.

El módulo de tarjetas de crédito le permite llevar el control diario de lo gastado en las diferentes tarjetas de crédito y en la moneda en que se realizó cada operación, permitiendo realizar conciliaciones definidas por el usuario, ya sea desde diariamente hasta mensualmente o más.

El sistema viene incorporado con una filosofía de flujo de caja que le permite en todo momento determinar en donde esta el dinero que ha ingresado a la compañía, siendo rastreable desde las operaciones de facturación hasta el momento final en que es depositado en el banco. Es único en la forma tan fácil de obtener el flujo de caja en un solo reporte, donde está obteniendo su dinero y en que lo ha gastado.

El sistema le permite almacenar la información básica requerida de los clientes y proveedores, pudiendo incluso incorporar archivos de otros sistemas (PDF, Word, Excel, gráficos, etc.) a las diferentes cuentas y transacciones.

El sistema es multimoneda, o sea, que le permite llevar la facturación, las cuentas por cobrar, las cuentas por pagar y los bancos en cualquier moneda que usted escoja. Puede llevar facturación y deudas, tanto en colones, dólares, euros, yenes, cualquier moneda en la que la organización tenga transacciones. El proceso es completamente natural para el usuario, solamente deberá ingresar el tipo de cambio de las transacciones y el sistema podrá manipular adecuadamente las diferentes monedas en la contabilidad.

El proceso de multimoneda le permite llevar las operaciones en la moneda de origen y cuando se pidan reportes que contengan operaciones en monedas extranjeras, se obtendrá la información contable en la moneda en que se trabaja en el país, permitiéndole a la empresa cumplir con los requerimientos contables y legales establecidos, así como la administración de las diferentes operaciones con clientes y proveedores.

El sistema maneja un juego muy completo de reportes que le permiten tener un control total de su empresa en forma real y al día, provee todos los estados financieros contables requeridos en una contabilidad, los diferentes reportes pueden ser manipulados y establecidos según los requerimientos de la empresa, además todos los reportes son exportables a Excel.

Se obtiene la información para preparar las declaraciones de ventas mensualmente y al final del periodo fiscal las declaraciónes de Renta (D-101) y Declaración anual de clientes proveedores y gastos específicos (D-151).

El sistema es de muy fácil aprendizaje y cada usuario puede establecer las operaciones que realiza rutinariamente de manera que las tenga accesibles en todo momento, El sistema esta en inglés, pero es muy gráfico por lo que la mayoría de la gente no tiene problemas con los términos en este idioma. Adicionalmente se puede adquirir software que convierte el QuickBooks a español.